项目工作 9

项目管理工作

 

前期假设与风险评估

假设:项目交流沟通情况良好
假设:管理活动有效应用了敏捷原则
可能的风险:中国合作方对CBHE项目的经验匮乏,同时也不熟悉在工作中运用敏捷原则

具体描述

建立项目管理工作组以保证工作有效、高效和及时性:
– 项目的管理将以敏捷原则为主,在限定的时间和预算内,达到质量计划中要求的质量水平
– 保证各项目组合作者之间的沟通协作
– 包括合同和法律方面的财务管控和行政管理
– 对项目产出和成果的可持续性投资,在未来的项目中扩大活动的规模

 

工作流程

9.1 项目整体监管
9.2 双年度(一年两次的)项目会议
9.3 行政和财务管理
9.4 所有项目工作组参与的敏捷工作流培训
9.5 后续计划的开发

预计开始和结束日期(dd-mm-yyyy)

15-11-2019 – 14-11-2022

领导机构

参与机构

所有合作伙伴

 

项目工作成果 9.1

项目整体监管

 

主要协调者(RU)负责根据敏捷原则(http://agilemanifesto.org/principles.html),在限制的时间和预算,以及质量计划(7.2)中要求达到的质量标准,对项目整体进行监管。敏捷原则的应用将会直接体现在:使用系统化的在线报告,而非纸质报告;使用例如EU Erasmus+的标准,而非大量繁杂的程序去铺设整体管理、财务管控和行政管理的框架;采用持续性不间断的非正式沟通,来保障任务执行的效率、极短的反馈链和对情况变化时的快速应对;注重管理任务执行的简洁度和透明度。

监管任务包括主导各任务高效、及时地执行,对各合作方、参与方内外部的沟通和信息传达,以及对项目进程进行汇报。
我们将成立一个指导委员会,由主要协调者(RU)主持,其成员将包括所有合作方的工作项目领导者,并在每次双年度网络会议时会晤。在休会期间,相关的问题将通过电话、微信、电子邮件和视频会议的形式进行探讨。工作项目团队的工作主要采取自组织的形式开展,接受工作项目领导的监管。为此,我们将尽最大努力选拔出能以这种方式工作的高度积极的人员。工作项目领导者每三个月通过线上查询,系统化地搜集关于项目进程和任务执行的数据。紧急问题则立即汇报给项目协调者,必须保障反馈链的迅捷。项目协调者需要通过由各网站组成的内部网络和双年会议,对项目进程和其他相关问题进行汇报。

完成日期

14-11-2022

语言

英语

宣传工作

在所有参加项目的团体中宣传

 

 

项目工作成果 9.2

双年度项目会议

 

所有指导委员会和其他委员会的成员将举行半年一次的跨国会议,旨在监控项目进程和质量,并探讨项目实施过程中的相关问题和任何偏离项目计划的内容。总共将召开7次为期3天的跨国项目会议,会议预定的目标和与会人员如下:
1.启动会议(2019年11月,准备阶段):
与会方:指导委员会(包括所有工作项目领导者),合作方委员会成员,质量管控委员会以及咨询委员会的成员,ICT公司,所有合作方(负责平台实施)的技术人员
会议目标:初次使用网络召开会议,通知合作方开始实施计划,需求和风险分析,进一步确认对参与项目有利的组织群体,在以下方面达成共识:1.法律框架和合同;2.质量计划的详细组成部分;3.数字校园概念及其技术需求;4.教学方法;5.课程内容会议后将开展敏捷原则相关培训(针对指导委员会成员)的研讨会。签约的ICT公司和各合作方负责平台实施的技术人员也将召开会议。
2.进程和工作团队指示(2020年5月,开发阶段);与会方:指导委员会(包括所有工作项目领导者),工作项目组3、4、5的成员
会议目标:评估项目产出,讨论项目进程和规划;指示主题:线上教学,教学和课程形式,课程内容和工具的甄选和生产
该会议前,工作项目组3的成员将召开课程和模块开发的研讨会。
3.第一次进程和评估会议(2020年10月,开发阶段) 与会方:指导委员会(包括所有工作项目领导者),合作伙伴委员会成员,质量管控委员会成员和咨询委员会成员
会议目标:评估项目产出,包括课程的试行版本,讨论项目进程和规划,质量评估
4.进程,试点测试评估,工作项目组5指示(2021年5月,开发阶段)
与会方:指导委员会(包括所有工作项目领导者),工作项目组5(工作组人员和学生)
会议目标:评估项目产出,讨论项目进程和规划
5.第二次进程和评估会议(2021年10月,质量监控阶段)
与会方:指导委员会(包括所有工作项目领导者),合作方委员会成员,质量管控委员会成员和咨询委员会成员,工作项目组6和8的成员
会议目标:评估项目产出,讨论项目进程和规划,调研,调整宣传计划,确定研讨会、展示会和宣传产出,质量评估
6.第三次进程和评估会议(2022年5月,宣传阶段) 与会方:指导委员会(包括所有工作项目领导者) 会议目标:评估项目产出,包括试点测试结果评估,宣传计划和宣传会议的规划,项目进程和规划,以及后续计划
7.项目进程、宣传和最终评估会议(2022年11月,管理阶段)
与会方:指导委员会(包括所有工作项目领导者),合作方委员会成员,质量管控委员会成员和咨询委员会成员
会议目标:评估所有工作项目的产出,按照质量计划执行工作项目,对后续计划进行最终协议

完成日期

14-11-2022

语言

英语,中文

宣传工作

在所有参加项目的团体中宣传

 

 

项目工作成果 9.3

行政和财务管理

 

项目协调者(RU)负责监管项目所适用的财务管控和行政管理。所有合作方的财务部门一起采用质量管控下的财务管理流程进行工作。所有大学的日常工时管理和其内部工作项目的行政管理直接关联。RU和其他合作大学的法务顾问将对项目的法律管理提供协助。欧盟赞助给项目协调者的资金将按照EDEMTET最终预算方案分配给各合作方。向各合作方的付款将按Erasmus+项目的财务管理条例进行。具体的财务管理内容将写入项目开始时拟定的联合协议当中。各合作机构必须妥善管理其分配到的资金,并提供必须的报表和信息(例如成本报表),在适当的时候将这些材料提交给项目协调者,以便其汇总并上交给欧盟。管理办公室或办公室协调者需向所有合作方提供清晰的行政和财务管理说明(同样的,在适用的情况下,这些管理办法也需要遵循敏捷原则(见9.1))。此外他们还将密切监管各合作方的金费支出,必要时会介入调查。如有与金费支出严重不符的情况,将通报至每半年召开的委员会会议,甚至视情况需要,即时组织召开会议进行探讨和审查,并采取适当的措施。

完成日期

14-11-2022

语言

英语

宣传工作

在所有参加项目的团体中宣传

 

 

项目工作成果 9.4

Training of all project staff in the agile workflow

 

在项目启动会议之后,紧接着将召开4个小时的敏捷性管理原则研讨会。一位来自奈梅亨健康学院(RHA)的具有资质的指导人员将会主持指导委员会的成员研讨会。面向所有项目工作团队成员的中英文在线培训课程也将由RHA负责制作。工作项目领导者会确保这项线上课程能及时完成并开放。

完成日期

15-02-2020

语言

英语,中文

宣传工作

在工作小组领导者和项目管理团队中宣传

 

 

项目工作成果 9.5

后续计划的开发

 

后续计划将包括:预期的后续项目介绍,后续项目的主题包括: 1. 将项目内容扩展到更多的医学学科和部门中去 2. 将项目课程扩展到博士阶段 3. 推广到其他区域和国家的高校及更多的组织。
4. 新的课程内容,病患案例 5. 数字校园系统的新功能开发 6. 教师培训证书课程 7. 面向亚洲欧洲的第三方组织的持续宣传 8. 以项目数据为基础的进一步研究 9. 将课程融入一个新的组织性结构,各参与方根据各自具体的需求对后续计划的介绍提出建议。

 

完成日期

15-10-2022

语言

英语,中文

宣传工作

在所有参加项目的团体中宣传